営業代行に「リストと文面の承認」を入れると、その分だけ立ち上がりは遅くなります。ではなぜ入れるのか。理由は承認を省いて起きる事故が、いずれも取り返しがつかない種類のものだからです。

承認がないと起きる4つの事故

事故起きること取り返し
既存顧客に営業メールが届く「うちはもう客だが」と担当者に連絡が入る難しい
商談中の相手に新規営業が届く社内連携ができていないと見られる難しい
事実と違う実績が書かれる「導入実績多数」等の検証できない表記が自社名で出る不可
取引先・競合に当たる関係に無用な波風が立つ難しい

いずれも「あとで謝る」で済まない性質です。配信は取り消せません。1通でも出たら、それは相手の受信箱に残ります。

リストの承認は「全件を読む」ことではない

承認が重いと感じる原因は、全件を眺めようとするからです。実際に見るべきは2点だけです。

  1. 除外リストとの照合結果 — 既存顧客・商談中・取引先・競合が落ちているか
  2. 抽出条件 — どの条件で絞ったのか。条件が意図と合っているか

この2点なら、リスト1,000件でも確認は30分程度で終わります。逆にこの2点を代行会社が示せない場合は、リストの作り方自体に問題があります。

代行会社に出してもらうもの確認内容
抽出条件業種・規模・地域・役職などの指定内容
除外の突き合わせ結果何件が除外に該当して落ちたか
出所公開情報か購入名簿か。公開元URLを記録しているか
重複の統合結果表記ゆれ（株式会社の有無・全角半角）で同じ会社が二重に入っていないか

4つ目は地味ですが効きます。「株式会社ABC」「（株）ABC」「ABC株式会社」が別行として残っていると、同じ会社に3通届きます。これは最も安く発生し、最も高くつく事故です。

文面の承認で必ず削るもの

文面のチェックは表現の好みではなく、事実確認が本体です。次の表現は原則として削ります。

表現なぜ削るか
業界No.1／最安根拠を示せない優位性の主張になる
導入実績多数／多くの企業が数を言えないなら書かない
必ず／確実に成果が出ます成果は相手の状況に依存する
今だけ／残りわずか／枠が埋まりつつあります急かす表現は信用を落とす。事実でないなら特に
肩書き・受賞歴の未検証な記載確認できない権威付けは書かない

逆に、書いてあると安心できるのは次の3点です。

  • 誰が誰の代理で送っているのか（代行の場合、その明示）
  • なぜこの相手に送ったのか（公開情報のどこを見たのか）
  • 1クリックで配信を止められる導線

3つ目は義務でもあります。特定電子メール法4条は、送信者名・住所・受信拒否の連絡先の表示を求めています。

承認を軽くする運用

承認を形式にせず、かつ止めないための工夫です。

やり方効果
初回だけ厳しく、2回目以降は差分だけ見る2回目以降の確認が数分で終わる
文面は複数案をまとめて承認しておく検証のために文面を切り替えるたびに止まらない
除外リストを先に渡して自動照合させる人が目で探す作業が消える
承認の期限を決める（例：2営業日）自社側が原因の遅延を防げる

とくに2番目が効きます。文面のABテストをする場合、案を1つずつ承認していると検証のたびに待ちが発生します。最初に複数案を承認しておけば、以後は代行側の判断で切り替えられます。

承認履歴を残す

「誰がいつ何を承認したか」の記録は、後の食い違いを防ぎます。とくに次の場面で機能します。

  • 「そんな文面は聞いていない」という指摘が出たとき
  • クレームが入り、実際に送った内容を確認する必要が出たとき
  • 無効アポの判定で、どのリストから来た相手か遡るとき

紙のやり取りでもメールでも構いませんが、承認済みでない文面・リストは配信できない仕組みにしておくのが最も確実です。人の記憶に頼るとどこかで抜けます。

まとめ

  • 承認を省いて起きる事故は、いずれも配信後に取り消せない
  • リストの承認は全件を読むことではない。除外の照合結果と抽出条件の2点で足りる
  • 文面の承認は表現の好みではなく事実確認。検証できない実績と急かす表現を削る
  • 複数案をまとめて承認しておけば、検証のたびに止まらない
  • 承認履歴を残す。承認済みでないものは配信できない仕組みにする

出典