営業リストを案件ごとに作っていると、同じ企業が複数のリストに現れます。この重なりが見えていないことが、リストを焼く原因です。解決策は、企業そのものを一意に管理する台帳を1つ持つことです。

案件リストと法人マスタの違い

項目案件リスト法人マスタ
単位案件ごと企業ごとに1行
寿命案件が終われば用済み永続
持つ情報この案件で当てる相手企業の属性＋全履歴
役割実行判断（送ってよいか）

役割の違いが要点です。案件リストは「誰に送るか」を並べたもので、法人マスタは「送ってよいか」を判断するためのものです。

持つべき項目

分類項目用途
同定照合用の社名、ドメイン、所在地、電話番号重複の統合
属性業種、規模、地域、事業内容セグメントの抽出
窓口公開アドレス、フォームURLチャネルの選択
出所収集元、公開元URL、取得日法的な根拠と鮮度
履歴最終接触日、接触回数、チャネル別の記録クールダウンの判定
反応返信あり／断り／時期尚早／配信停止次の接触の設計
制御NGフラグ、理由、登録日横断で送信を止める

最下段が最も重要な列です。1社が拒否したら、全案件・全チャネルから外れるという制御をここで効かせます。

表記ゆれの統合 ― 実際の方法

同じ会社が別の行として残る原因は、社名の書き方の違いです。

元の表記照合用に変換後
株式会社ＡＢＣ商事abc商事
ABC商事株式会社abc商事
（株）ABC 商事abc商事
ABC商事(株)abc商事

変換の手順は次のとおりです。

  1. 全角の英数字・記号を半角に寄せる
  2. 法人格の表記を除去する（株式会社・有限会社・合同会社・（株）・(株)・㈱ など、前後どちらにあっても）
  3. 空白・中点・ハイフンなどの記号を除去する
  4. 英字を小文字に統一する

これで大半のゆれが吸収されます。ドメインが分かる場合は、ドメインでの照合を優先します。社名より確実です。

同名の別会社に注意

社名の正規化だけで自動統合すると、同名の別会社をまとめてしまう危険があります。実在する問題です。

一致の強さ判定
ドメインが一致同一と判定してよい
照合社名＋所在地が一致同一と判定してよい
照合社名＋電話番号が一致同一と判定してよい
照合社名のみ一致候補として保留（自動統合しない）

最下段の扱いが設計の分かれ目です。自動で統合せず候補として残すほうが安全です。誤統合は、片方の企業の拒否がもう片方にも適用されるなど、静かに影響が出ます。

統合時の値の扱い

2つの行を1つにまとめるとき、どちらの値を残すかを決めておきます。

項目統合のルール
空の項目もう一方の値で埋める
両方に値がある既存の値を保持する（勝手に上書きしない）
接触履歴両方を残して時系列で並べる
最終接触日新しい方を採用（安全側）
NGフラグ片方でも立っていれば立てる（安全側）

最終接触日とNGフラグは必ず安全側に倒します。迷ったら「送らない」を選ぶ設計です。

マスタを持つと何ができるようになるか

できることマスタがないと
案件横断のクールダウン判定同じ企業に短期間で複数の営業が行く
拒否の横断適用別案件から拒否した相手に送ってしまう
反応の蓄積からセグメントを作る毎回ゼロから当てることになる
「時期尚早」の時期に再接触その情報が埋もれる
チャネルの選択（メール不可ならフォーム）案件ごとに判断がばらつく
出所と根拠の説明後から辿れない

3行目が中長期の価値です。件数を持っていることではなく、「いつ・どのチャネルで・どう反応したか」を持っていることが資産になります。件数だけ多くて履歴がないリストは、毎回ゼロから当てているのと同じです。

まとめ

  • 案件リストは「誰に送るか」、法人マスタは「送ってよいか」を判断するためのもの
  • 持つのは同定・属性・窓口・出所・履歴・反応・制御の7分類
  • 表記ゆれは法人格・空白・記号を除去し全角半角を寄せて照合。ドメインがあればドメイン優先
  • 同名の別会社があるため、社名だけの一致では自動統合しない
  • 統合時、最終接触日とNGフラグは安全側に倒す
  • 資産は件数ではなく履歴。履歴がなければ毎回ゼロから当てているのと同じ