アポが取れてから商談までの間で、意外に多くの機会が失われます。原因は日程調整の往復です。「候補を3つください」「その日は埋まりました」「では別の候補を」というやり取りの間に、相手の関心は薄れていきます。

往復が生む損失

やり取り経過起きること
1往復目〜1日候補を出す／もらう
2往復目〜2日候補が埋まっていた／都合が合わない
3往復目〜4日相手の返信が止まる

3往復目で止まるのは珍しくありません。返信するのに考える必要がある依頼は、忙しい相手の中で後回しになります。関心があっても、優先度の高い仕事に押し出されます。

解決 ― 相手が選ぶ形にする

候補を「もらう」のではなく、空いている枠を「見せて選ばせる」形にすると往復がゼロになります。

方式相手の作業往復
候補をもらう自分の予定を確認して候補を書く2〜3回
候補を提示する提示された中から選んで返信する1〜2回
予約ページで選ばせるクリックして選ぶだけ0回

3行目の利点は往復の数だけではありません。「埋まっていた」という行き違いが構造的に起きません。表示されている枠は空いている枠だからです。

設定すべき項目

予約ページを置く場合、次を決めます。ここを決めずに置くと運用が破綻します。

項目決めること理由
受付の曜日・時間帯商談を受けられる範囲受けられない時間に予約が入らない
所要時間1件あたりの長さ枠の刻みが決まる
前後のバッファ商談の前後に空ける時間連続で入って移動・準備ができない事態を防ぐ
1日の上限1日に受ける最大件数1日に詰め込まれると質が落ちる
リードタイムの下限何時間先から予約可能か前日の確認電話を可能にする
表示する期間何日先まで見せるか遠い予約は熱が冷める
休業日・出張個別に塞ぐ予定が入っている日に予約されない

5行目が設計上もっとも重要です。「明日の商談」を取られると、前日に確認の電話を入れる時間がありません。前日架電を運用の柱にするなら、リードタイム24時間以上は設定ではなく設計思想として必要です。

二重予約を防ぐ

2人が同じ枠を同時に押す状況は、必ず起こります。画面の表示だけでは防げません。

対策効果
画面から埋まった枠を消す表示の時点では有効。同時操作は防げない
データ側で枠を一意にする後から来た1件が確実に弾かれる
取消時に枠を再開放するキャンセルされた枠が他の人に出る

2行目が本体です。同じ担当者・同じ日時の組み合わせを一意として扱う制約をデータ側に置けば、同時押しでも1件しか通りません。3行目とセットにすると、取り消された枠が無駄になりません。

変更しやすくする

予約後の変更・取消をリンク1つでできるようにします。理由は欠席を減らすためです。

変更の手間都合が悪くなった相手の行動
メールで往復が必要連絡せず欠席
リンク1つで再選択別日を選ぶ

前者は失われた1件、後者は生きている1件です。変更を面倒にして減らせるのは変更の件数だけで、都合が悪いという事実は変わりません。

確定したら3者に伝える

日程が決まった時点で、関係者全員に届く形にします。

宛先伝えること
予約した本人日時、接続方法、所要時間、前日に確認の連絡をする旨、変更・取消のリンク
商談を担当する側日時、相手の情報、前日ヒアリングの予定
前日架電の担当翌日以降の架電対象として一覧に入る

1行目にカレンダーに登録できる形（.icsファイルや追加リンク）を含めると、忘れによる欠席が減ります。相手のカレンダーに入っていれば、他の予定と衝突した時点で相手が気づきます。

画面は最初の表示に収める

予約ページの設計で見落としやすい点です。日付を縦に全部並べると、枠が下に流れて選ばれません。

  • 日付は横方向のタブにして、選んだ日の時間だけを出す
  • 任意の入力項目は折りたたむ
  • 最初の表示の中に「選ぶ対象」が入っているようにする

スクロールが必要な予約ページは、それだけで完了率が落ちます。

まとめ

  • 日程調整の往復は3往復目で止まることが多い。考える必要がある依頼は後回しにされる
  • 相手が枠を選べる形にすると往復ゼロになり、「埋まっていた」の行き違いも起きない
  • 設定すべきは受付時間・所要・バッファ・1日の上限・リードタイムの下限・表示期間・個別の休業
  • リードタイム24時間以上がないと前日の確認電話ができない
  • 二重予約はデータ側の一意制約で防ぐ。取消時は枠を再開放する
  • 変更しやすくすると欠席が減る。確定は3者に通知し、カレンダーに入る形で渡す